西地区教員メールボックス（本館1階）
「普通郵便・学内便」………　11時までに「普通郵便・学内便ボックス」へ投函 ⇒ 11時30分頃の郵便局集荷時に発送(※）

急ぎの学内便がある場合、15時30分までに総務企画係へ持ち込んでいただければ、同日中に医学部・本部へ発送可能です。
「書留・特定記録」…………　14時までに総務企画係へ持ち込み　⇒　15時までに郵便局持ち込み
「ゆうパック」………………　11時までに「普通郵便・学内便ボックス」へ投函（総務企画係まで持ち込みであれば13時まで）　⇒　当日に発送（危険物・薬品など確認が必要なものを除く）メールボックスのサイズ（縦18cm×横26cm×奥行35cm程度）以上のものは、「普通郵便・学内便ボックス」へ投函いただけません。総務企画係へ持ち込みをお願いします。
「EMS(書類)」……………… 　送付希望日前日午後５時１５分までに総務企画係へ持ち込み　⇒　翌午後２時頃に発送（書類に不備等がある場合はこの限りではありません。）

東地区教員メールボックス（電気電子棟1階）・知能教員メールボックス（知能情報棟１階）
「普通郵便・学内便」………　10時20分までに「普通郵便・学内便ボックス」へ投函　⇒　11時30分頃の郵便局集荷時に発送（※）
急ぎの学内便がある場合、15時30分までに総務企画係へ持ち込んでいただければ、同日中に医学部・本部へ発送可能です。
「書留・特定記録」…………　14時までに総務企画係へ持ち込み　⇒　15時までに郵便局へ持ち込み
「ゆうパック」………………　10時20分までに「普通郵便・学内便ボックス」へ投函（総務企画係まで持ち込みであれば13時まで）⇒当日に発送（危険物・薬品など確認が必要なものを除く）
メールボックスのサイズ（縦18cm×横26cm×奥行35cm程度）以上のものは、普通郵便・学内便ボックスへ投函いただけません。総務企画係へ持ち込みをお願いします。
「EMS(書類)」………………　 送付希望日前日午後５時15分までに総務企画係へ持ち込み　⇒　翌午後２時頃に発送（書類に不備等がある場合はこの限りではありません。）

※郵便局集荷時間はあくまで目安です。集荷時間によっては、発送日が前後することがある旨、御了承願います。

２．発送に関する留意事項

【差出人名・宛名について】
・差出人欄に必ず学科名・教員の氏名を記入してください。
・学生の名前が差出人となっている郵便物は対応いたしかねます。
・学内便の宛名には、学部名・学科名・フルネームを記載願います。

【速達について】
・速達の場合は、郵便番号の上部に「速達」と記載願います。封筒の左上（縦９cm×横３cm）は証紙を印字しますので、絶対に文字を記載しないようにお願いします。証紙が印字できない場合は、差出人の元へ一旦返却することになりますので、御留意願います。

【危険物等の発送について】
・危険物（薬品・発火・爆薬など）を送付する場合は、必ず郵便局のホームページで確認した上で差出をお願いします。

【大量発送について】
・同一内容の郵便を大量発送されるとき（100通を超えるとき） は、発送処理に時間を要するため、事前に部数と発送予定日時をお知らせください。

【EMSの発送について】
・EMS を送付する場合は、EMSラベル及び安全保障輸出管理事前チェックシートの申請が必要です。書類の記入が必要ですので、必ず本人が総務企画係まで持参してください。
・安全保障輸出管理事前チェックシートの詳細については、山口大学安全保障輸出管理ホームページをご確認ください。
・物品を送付する場合は、インボイス及び国際郵便危険物申告書の記入が必要になり、確認手続きに日数を要する場合がありますので、事前にご相談ください。

【ゆうパックの発送について】
・ゆうパックの重さは30キロまでです。

３．受領に関する留意事項

【書留・簡易書留・特定記録・EMS】
・書留・簡易書留・特定記録・EMSを受領した場合は、Eメールにて御連絡いたしますので、Eメールを受領した日から1週間以内に引き取りをお願いいたします。なお、受領後、1週間が経った郵便物は、保管場所に限りがあることから、メールボックスに投函させていただきます。万が一、受け渡し等で不備があったとしても責任は負いかねますので、その旨御了承願います。

【宅配便（ゆうパック・アマゾン便を含む）】
宅配便のラベルに棟名、部屋番号、お名前、連絡が取れる電話番号が記されているものについては、配送業者が直接各研究室・各部署までお届けします。ついては、可能な限り宅配便のラベルに棟名、部屋番号、お名前、連絡が取れる電話番号を記載いただきますようお願いいたします。これらの記載がないものについては、総務企画係で受領し、お引き取りにお越しいただくこととなります（冷蔵・冷凍便及びメールボックスへ投函可能なお荷物を除く）。ゆうパックも基本的には直接配送になりますが、60サイズ以下のもの（書類等）については、郵便と同等の扱いとし、総務企画係で受領し、メールボックスへお入れします。

※配達業者の負担を軽減するため、お受け取りが可能な日時を指定していただきますようお願いいたします。長期出張等で不在が続く場合は、一時的に総務企画係で受取り等の対応も可能ですので、御相談いただければ幸いです。

【メールボックスのサイズ以上のお荷物】
・メールボックスに投函できない大きさ（縦18cm×横26cm×奥行35cm程度以上）の荷物を受領した場合は、Eメールにて御連絡いたしますので、速やかにお引き取りをお願いいたします。

【着払い（代引き）の宅配便】
私費・公費問わず、着払い（代引き）の宅配便は、配送業者が直接各研究室・各部署までお届けします。宅配便のラベルには必ず棟名、部屋番号、お名前、連絡が取れる電話番号を記載いただきますようお願いいたします。公費の着払い荷物についても直接各居室まで配送しますが、公費の荷物については事前に把握する必要があるため、これまでどおり、公費の着払いの荷物が届くことが判明次第、総務企画係まで御連絡願います。また納品検収センターで検収する物品が納品された場合は、納品検収センター（9042）にお知らせ願います。

４．教員メールボックス室について

【入室方法】
・入室に際してはテンキーを解除の上、入室願います。入室に必要な暗証番号は新規採用者については採用後の説明の際に紙媒体でお渡しします。具体的な入室方法は別紙１：メールボックス室テンキー解除手順を御確認願います。

【掲示板】
・郵便等に係る重要なお知らせ等はメールボックス室内掲示板に貼り出しますので、入室の際には御確認願います。

【学科宛郵便ボックス】
・特定の宛名が示されておらず、各学科宛等となっている郵便物は、学科宛郵便ボックスに置かせていただきますので、必要に応じてお引き取りをお願いいたします。
・郵便物には、封筒の右上に受領日を記載します。保管スペースに限りがあることから、受領日から２週間が過ぎた郵便物については廃棄いたしますので、必要と思われる郵便物は保管期間内にお引き取り願います。

【非常勤講師のメールボックス】
・非常勤講師のメールボックスは原則設けません。
・吉田キャンパスで実施する授業のレポートの授受等については、教育支援課教務係（内線：6358 E-mail: ga133@yamaguchi-u.ac.jp）に御相談いただきますようお願いいたします。

５．メールボックスの使用方法について

【暗証番号の設定】
・メールボックスの使用開始にあたり、暗証番号の設定が必要となります。具体的な暗証番号設定方法については、別紙２：メールボックス暗証番号設定手順および使用方法について御確認願います。
・別紙２：メールボックス暗証番号設定手順および使用方法については各教員メールボックス室にも貼り出していますので、そちらで御確認いただくことも可能です。
・暗証番号設定の際に、クリップ、コイン、ワッシャー等が必要となりますが、各教員メールボックス室にワッシャーを御用意しておりますので、そちらを御使用願います。

６．その他

【学生宛の郵便物】
・学生へ令和６年１月に通知しておりますとおり、令和６年３月からは大学宛に届いた学生の郵便物は原則、発送元へ返送しております。学生宛の郵便物が届くことが散見されており、教員の方々におかれましても、学生個人名で本学に郵便物が届くことがないよう、御指導をいただきますようお願いいたします。学会関係の登録等で、やむを得ず大学の住所を登録する場合は、研究室名及び担当教員名までを住所として登録し、学生個人名で郵便物が届くことがないように指導願います。

【教員が直接雇用されている非常勤職員宛の郵便物】
・各教員が直接雇用されている非常勤職員宛の郵便物については、雇用をされている教員のメールボックスに投函いたしますので、その旨御了承願います。

担当　
工学部総務企画課総務企画係
内線：8000、9053
E-mail:en282@yamaguchi-u.ac.jp