令和7年11月21日
国立大学法人山口大学

メールの誤送信による個人情報の漏えいについて

　このたび、本学職員が総合型選抜合格者に対し電子メールにて入学手続きに関する案内を送信する際に、メールアドレスが表示される形で一斉送信した事案が発生いたしました。該当する皆様に大変なご迷惑とご心配をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
　本学では、従来から全教職員に対して情報セキュリティや個人情報の厳格な取扱いを徹底するよう周知してまいりましたが、今回の事案を重く受け止め、改めて職員一人ひとりの意識向上に向けた取組を強化するとともに、再発防止策を見直し、より一層の情報管理体制の強化に努めてまいります。
　なお、現時点では本事案にかかる被害は確認されていません。

1．発生状況
　令和7年11月14日（金）、本学職員が、入学手続きに関する案内について電子メールを送信する際、送信対象者のメールアドレスを表示しない「Bcc」に設定すべきところ、メールアドレスが表示される「To」に設定していたため、送信対象者全員のメールアドレスを受信者が見ることができる状態となりました。
　メール送信の2分後、他の職員がこのことに気づきました。

2．漏えいした情報
　メールアドレス 115件

3．対応状況
　該当する皆様には今回の事案に関する報告とお詫びを行いました。

4．再発防止に向けた取組
　今後このような事態を招くことがないよう、改めて全職員に対し、情報セキュリティや個人情報・機密情報の適切な取扱いについて注意喚起を行います。また、学外の方に一斉連絡・通知する際には、専用サイト等でお知らせする、システムのメール送信機能を利用する等、手動によるメール送信以外の方法を検討し、手動による一斉連絡を行う必要がある場合には、複数人での確認等を行う等、再発防止を図ります。